Başarılı Bir Görev Dağılımı Nasıl Yapılır?

İster ekip lideri, ister bir girişimci isterseniz de herhangi bir yönetim halkasının üst pozisyonlarında olun, görev dağılımı üretkenliğinizi azami seviyeye çıkarma, teslim tarihleri ve büyük iş yükleriyle boğuşurken akıl sağlığınızı koruma konusunda size yardımcı olacak anahtardır. Fakat sorun şu ki, birçok girişimci veya lider ya etkin görev dağılımı yapmayı bilmiyor ya da yumurta kapıya dayanıncaya kadar görev dağılımına gönülsüz yaklaşıyor.
Tıpkı diğer bütün meziyetler gibi görev dağılımı da zamanla öğrenilip geliştirilebilecek bir yetenek. Aşağıdaki yedi görev dağılımı stratejisini hayatınıza uygulayın çok faydasını göreceksiniz  

                        Kendinize fazla yüklenmemeyi öğrenin

Çoğu yeni patronun veya girişimcinin yüzleştiği en büyük sorun kendi işlerini başkalarıyla paylaşma yetersizliği. Bazen yapmakta oldukları işe kendilerini kaptıran bu yöneticiler diğer insanlardan yardım almayı reddediyorlar. Bazen de yapılacak işi etraftaki hiç kimsenin etkin şekilde icra edeceğine inanmıyor, çalışanlarından şüphe duyuyorlar.
Mesele her ne olursa olsun, önceliğiniz bu tutumdan kurtulmak olmalı. Küçükten başlayarak sadece ufak görevlerinizi başkalarına dağıtın ve bunu zamanla bir alışkanlık haline getirin. Bu sayede ekibinizi daha iyi tanıyacak ve işçilerinizle aranızdaki güven bağını geliştirmiş olacaksınız. Deyim yerindeyse emekleye emekleye bu alışkanlığı edinin. Unutmayın, ekibinizin başarılı olmasını istiyorsanız er ya da geç görev dağılımı yapmak zorunda kalacaksınız.

               Sağlam bir öncelik sistemi oluşturun

Görevler için bir öncelik sistemi geliştirin. Elbette bu sistem uzmanlık alanınıza, sektörünüze ve genellikle yaptığınız işlere göre değişiklik gösterecektir. Fakat görevleri gerektirdiği çaba ve yeteneği göz önünde bulundurarak en az dört kategoriye bölün. En çok yetenek gerektiren kategorideki görevleri kendinize, alt kategorilerdeki görevleriyse diğer kişilere tahsis edin. İşi halletmek için gereken çaba size hangi görevleri dağıtabileceğiniz konusunda rehberlik edecektir. Mesela, fazla çaba gerektiren ama o kadar da yetenek gerektirmeyen bir görevi başkasına vererek zaman tasarrufu yapmış olacaksınız. Sağlam bir öncelik sistemi oluşturmak görevlerinizin doğasını anlamanıza ve etkin biçimde görev dağıtımı yapmanıza yardımcı olacak.

                

Bir girişimci ve lider olarak ekip arkadaşlarınızı iyi tanımanız gerekiyor. Ekibinizdeki her bireyin hem o anki, hem de potansiyel yeteneklerini, güçlü ve zayıf noktalarını bilmelisiniz. Görev dağılımı yaparken ekibinize bir göz atın ve vereceğiniz göreve kimin yetenekleri daha fazla çeşitlilik gösteriyorsa görevi o kişiye tahsis edin. Kulağa yapılması bariz bir şey gibi gelse de, birçok lider o anda kimin en az iş yükü varsa veya kim müsaitse işi ona vermeyi tercih ediyor.

Bu noktada tutarlı olmak da son derece önemli. Yani, aynı türden bir işi sürekli aynı kişiye verirseniz o kişi doğal olarak benzer işleri yerine getirme konusunda yetkin hale gelecektir
 

Yönergeleri ihmal etmeyin

Yapılacak görevin süreci size açık görünse de, dağıtacağınız her görev için yönergeler koymayı unutmayın. Eğer yerine getirilecek görev için özel tercihleriniz varsa bu tercihleri yönergede ayrıca belirtin. Şayet görevin teslim tarihi sıkıysa ya da görevde vurgulanması gereken özel noktalar varsa bunları açıkça bildirin.
Görevin verildiği andan itibaren ayrıntılar ve yönergeler hakkında bilgi sahibi olunması iletişim kopukluklarının engellenmesine ve görevin daha etkin biçimde yerine getirilmesine sebep olacaktır. Bu proaktif strateji sayesinde hem siz hem de çalışanlarınız rahat edeceksiniz.

   

Belirli bir görevi ekibinizden kimsenin yapmaya yetisinin olmaması bu görevin kimseye verilemeyeceği anlamına gelmiyor. Her ne kadar bazıları diğerlerine nazaran daha kolay olsa da, çoğu meziyet öğrenilebilir. Dolayısıyla, görev dağılımı sürecinin bir parçası olarak başkalarına bir şeyler öğretmekten çekinmeyin.
İlk birkaç görev için gereğinden fazla zaman harcayacak olsanız da (çünkü çalışanınızı eğitmeniz gerekecek) bunu bir yatırım olarak düşünün. Sahip olduğunuz yetenekleri çalışanlarınıza aktararak gelecekte o kişilere benzer görevleri verme kapısını açmış, nihayetinde onlara eğitim verirken harcadığınız zamanı misliyle tazmin etmiş olacaksınız.
 

Geri bildirim, görev dağılımı sürecinin en önemli halkası ve bunu iki taraf da karşılıklı olarak yapabilir. Eğer çalışanlarınız onlara verdiğiniz görevi hakkıyla yerine getirdilerse onları herkesin içinde tebrik etmeyi ve övmeyi unutmayın. Tam tersi, başarısız oldularsa onlara yapıcı eleştiriler yönlendirmekten çekinmeyin.
Diğer taraftan çalışanlarınızı yanınıza çağırarak yaptığınız görev dağılımı hakkındaki düşüncelerini sizle paylaşmalarını sağlayın. Böylece onlara yeterli talimatları verip vermediğinizi ya da doğru işleri doğru kişilere yönlendirip yönlendirmediğinizi öğrenebilirsiniz.
Görev dağılımı yapmak her zaman kolay olmayabilir, üstelik süreç de kimi zaman kesin hatlarla çizili değildir. Fakat buna ne kadar erken başlarsanız görev dağılımını etkin biçimde yapma yetiniz o kadar çabuk gelişecektir. Sürecin hiçbir zaman dört dörtlük olmayacağını kabullenin. Ama tecrübelerinizden ders alarak her yeni görevde bazı değişiklikler ve yenilikler yapmayı da göz ardı etmeyin.